SAP proces trainingen op maat

Voor onze klant, een opstartende onderneming in de zorgsector, voerden we meerdere verbeteringstrajecten uit. Zo maakten we een evaluatie van de efficiëntie van een boekhoudteam en ontwierpen we een processtraining op maat in SAP voor de verschillende functionele gebruikers welke werd gegeven door onze ervaren trainers.

Opdracht

Onze klant, een speler in de zorgsector, was recentelijk verzelfstandigd van haar Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn. Daarnaast had de stedelijke overheid beslist om in deze nieuwe onderneming de SAP implementatie als pilootproject op te starten. De originele missie van het project was het aankoopproces onder de loep te nemen. Na een quickscan werden er twee grote thema’s geïdentificeerd die verder onderverdeeld werden in een afzonderlijke trajecten. 

Waarom TriFinance?

De combinatie van een pragmatische aanpak en functioneel inhoudelijke kennis samen met een planmatige benadering waarin trainingen centraal stonden was een doorslaggevende factor voor dit bedrijf.

Aanpak

Fase 1: Voor de originele missie werd er eerst een quickscan uitgevoerd die uitmondde in een SAP verbeteringsplan met twee grote delen (bestaande uit verschillende trajecten):

  • Het eerste deel richtte zich op de korte termijn : opschonen van alle openstaande bestellingen en bestellingen in aanvraag, geparkeerde facturen en op basis van deze informatie het opmaken van een procedure. Door dit eerste deel werd gegarandeerd dat de jaarsluiting en het aankoopproces een positief verloop kregen.
  • Het tweede deel richtte zich op een redesign van het proces en  het introduceren van een beheerscontrolesysteem. In dit originele plan waren ook trainingen voorzien maar na indicatie van het bedrijf zelf werd er een apart globaal trainingsplan opgesteld.


Fase 2: Een apart trainingsplan werd opgemaakt in verschillende trajecten na de kennis uit deel één van het SAP verbeteringsplan en informatie van het HR departement van het bedrijf. In samenwerking met vooral het HR en Finance departement, werden deze 6 trajecten geïdentificeerd die gealigneerd waren met het SAP Verbeteringstraject.

Resultaat

De eerste resultaten op korte termijn werden gerealiseerd door de sanering tijdens het SAP verbetertraject. Deze creëerde duidelijkheid naar de huidige situatie van het bedrijf en verhoogt de zekerheid over de cijfers.

Deze verbeteringen werden ook op Lange termijn bestendigd dankzij het SAP verbeteringstraject. De processen werden samen met de medewerkers heringericht met het oog op efficiëntie. Bovendien werd de kennis bij de medewerkers geborgd op basis van hun betrokkenheid en een uitgebreid trainingsprogramma, specifiek op hun maat.

Ook werd er een proces rond de beheerscontrole cyclus opgezet, dankzij welke men enerzijds beter zicht heeft op het beschikbare budget door een betere structurele opzet en rapportering maar anderzijds het budget ook optimaler kan inzetten. Tot slot werd ook de thesuarie afdeling en zijn processen op gelijkaardige manier geherorganiseerd.

 

Publicatiedatum: 24 maart 2015